Priručnik za uokvirivače: Potvrda o primljenim radovima

Svi radovi započinju sa potvrdom i završavaju sa potvrdom: između početka i kraja ponovno potvrda služi kao vodič. Uokvirivač ne bi smio zanemariti njezinu važnost.

Prema jednoj našoj statistici potvrdu ispunjavaju otprilike samo 25% uokvirivača. Podaci se često prepisuju na bilo kakve komadiće papira ili na poleđini iste štampe ili slike koju treba uokviriti. Međjutim, potvrda je veoma važna za organizaciju uokvirivača i za njegov imidž pred kupcima.
Potvrda o primitku rada se može ispuniti ručno ili putem kompjutera ukoliko uokvirivač koristi jedan od programa za uokvirivače. Podaci koje mora sadržati su u biti isti odnosno:

		Podaci o uokvirivaču: naziv trgovine, adresa, broj telefona. Ako se koriste već štampani obrasci bez zaglavlja, potrebno je u predodređenom prostoru udariti pečat uokvirivača koji sadrži gore navedene podatke.
		Podaci kupca: barem ime i prezime i broj telefona. Ako kupac nema telefon treba zatražiti adresu prebivališta. Međutim, unatoč adresi, doći će do nekih poteškoća u kontaktiranju kupca u slučaju da ne dođe podignuti slike; stoga je poželjno zatražiti da ostavi jedan broj telefona gdje ga možemo eventualno kontaktirati (na primjer broj telefona firme gdje radi ili broj telefona prijatelja ili rođaka). Ako se radi o novom kupcu, bilo bi dobro upisati i njegovu adresu, koja nam može biti od koristi u raznim situacijama. Međutim, kupci ponekad nisu voljni rado dati vlastitu adresu.
		Opis vrste slike koju treba uokviriti (fotografija, diploma, puzzle, goblen itd.). Ovaj podatak je veoma dragocjen pogotovo kad se traži slika.
		Podaci o okvirima. Za svaki okvir moraju postojati barem neophodni podaci potrebni za njegovu izradu, odnosno:

	-	Model letvice, odnosno broj oznake letvice koji bi uvijek morao biti naznačen iza kutnog uzorka koji je izložen u trgovini.
	-	Mjere okvira. Govori se uvijek o unutarnjoj mjeri okvira koja odgovara mjeri stakla. Ustvari, unutarnjoj mjeri okvira trebalo bi uvijek dodati nekoliko milimetara da bi bilo malo više prostora za postavljanje stakla.
	-	Passepartout (vrsta, boja, unutarnji rub, eventualne dekoracije). Dimenzije passepartouta (vanjska mjera, unutarnja mjera, širina) mogu se i izostaviti ukoliko će passepartout izraditi ista osoba koja je preuzela narudžbu. Međutim, ako će passepartout izraditi druga osoba u radnji, potrebno je detaljno ispisati sve mjere.
	-	Staklo (obično, antirefleksno, plastično staklo, bez stakla).
	-	Eventualni dodatni radovi kao: ljepljenje slike na poleđinu, natezanje goblena, postavljanje fiksativa, lakiranje ili čišćenje uljne slike i tako dalje.

	Cijena. Ovaj članak ne obrađuje obračunavanje cijene. Ovdje želimo samo istaknuti važnost informiranja kupca o cijeni prije izvršenja rada, a ne poslije, da bi se izbjegla iznenađenja i naknadni prigovori. Dakle, ugovorenu cijenu upiati na potvrdi. Eventualni popusti, ukoliko postoje, također se moraju upisuju na potvrdi. Cijena se može unijeti detaljno, za svaki pojedini elemenat okvira (prazni okvir, passepartout, staklo, postavljanje slike u okvir, evenutalni dodatni radovi), ili se pak upisuje samo završna sveukupna cijena. U prvom slučaju ne riskiramo izostaviti neki sastavni elemenat okvira. Međutim, postoji mogućnost da se s kupcem pokrene neugodna rasprava u pogledu svake pojedine cijene raznih elemenata.
	Uplaćena akontacija (naravno ukoliko je uopće uplaćena). Ovu temu uokvirivači baš i ne vole. Ustvari, prema našim statistikama, veoma malo uokvirivača traži akontaciju. No ipak, bila bi dobra navika uvijek zatražiti akontaciju.
	Datum o primitku slika na uokvirenje.
	Predviđeni rok isporuke gotovih radova. Ovaj je podatak također veoma važan. Međutim, još važnije je poštovati obećani rok isporuke. Preporučeni rok je od tjedan dana. Ukoliko se prevaziđe ta granica, kupac gubi ushićenje koje je imala u trenutku donošenja slike na uokvirenje i moglo bi se dogoditi da ju čak zaboravi.
	Ime osobe koja je poslužila kupca. Ovaj je podatak koristan kad u trgovini ima vise namještenika. Ako kupac nazove telefonom, mora znati ime osobe s kojom je razgovarao. I osoba u radnji koja će materijalno realizirati okvir mora znati tko je govorio s kupcem, u slučaju da mora zatražiti dodatna objašnjenja u vezi povjerenog mu posla.

Uvjeti zaštite za uokvirivača
U nekim potvrdama o primitku rada mogu se pročitati odlučne fraze prijetećeg sadržaja tipa: “Nakon 6 mjeseci od predviđenog roka isporuke slike postaju naše vlasnićtvo”. “Ne odgovaramo za eventualne krađe ili oštećenja na primljenim slikama”. Ovo su formule koje nemaju nikakvu zakonsku vrijednost, a osim toga razdražuju kupca. Naprotiv, bilo bi veoma korisno osigurati se protiv krađa i oštećenja primljenih djela kod jednog osiguravajućeg društva. Kupci bi mnogo više cijenile frazu tipa: “Slike koje smo primili od kupca su osigurane protiv krađa i oštećenja.” Nisu preporučljive ni fraze kao: “Molimo vas da hitno dođete podignuti slike.” Bilo bi veoma neugodno izvinjavati se kupcu koji je “hitno” došao podignuti sliku ukoliko ista nije spremna u predviđenom roku. Natpis koji bi se mogao staviti na dnu svake potvrde da bi se smanjili budući sporovi može biti: “Za sve eventualne reklamacije neophodno je predočenje ove potvrde.” Na taj se način uokvirivač zaštićuje od sporova koji mogu nastati nakon nekog vremena budući da je veoma teško da kupci sačuvaju potvrdu. Poneki uokvirivači traže da im kupac potpiše potvrdu što bi i bilo preporučljivo za zaštitu sa zakonskog stajališta, ali kupac to uvijek ne prihvaća rado.

Estetski izgled potvrde
S estetkog stajališta koje osobine mora imati potvrda? Prije svega mora pružiti utisak urednosti i efikasnosti. Radi se o dokumentu koji završava u ruke kupca stoga mora vršiti i funkciju promocionalnog i reklamnog sredstva za uokvirivača.
Jedna od nedoumica kod projektiranja potvrde je da li ju predvidjeti za samo jedan okvir ili za više okvira. U Americi se prilično često može naći jedna potvrda za svaki okvir. Pa i isto udruženje američkih uokvirivača, PPFA, isporučuje već naštampane potvrde koje predviđaju unošenje samo jednog okvira. Na taj način ima mnogo više prostora za unošenje podataka. A osim toga, jedan primjerak potvrde može slijediti okvir tokom čitave izrade. Nedostatak je u činjenici da bi često za istog kupca trebalo više obrazaca. Ustvari ustanovljeno je da prosječni broj okvira koje jedan kupac donosi uokviriti svaki put je otprilike od 2 okvira. Još jedan nedostatak je u cijeni obrazaca, koja je naravno veća ako se mora ispuniti za svaku vrstu okvira.
Jedno rješenje sastoji se od obrazaca koji imaju prostor za upisivanje tri do četiri okvira.
Treće rjesenje sastoji se u potvrdama koje imaju samo jedan red za svaki okvir, sa više stupaca: jedan za svaki elemenat okvira. Tako se može uvrstiti veći broj okvira iako je prostor ograničen.
Bilo bi poželjno da obrazac nije bijele boje da se ne pobrka sa svim ostalim papirima koji se obično nalaze u novčanicima ili ženskim torbicama.
Kad kupac dođe podignuti slike, dok očajnički traži potvrdu, možete mu pomoći i reći: “Radi se o listiću zelene boje.”
Što se tiče sistema upisivanja podataka postoje dvije alternative:

		Veliki prazni prostori predviđeni za opisno upisivanje svih podataka i svih zabilješki i objašnjenja koji se odnose na okvir. Ova vrsta potvrde omogućava veliku fleksibilnost u opisivanju podataka i posebno je prikladna za posebne izrade koje se ne mogu jednostavno standardizirati. Međutim, nije prikladna za neiskusno osoblje.
		Točno predodređene pregrade za svaki elemenat okvira. Ponekad su odgovori već naštampani i uokvirivač mora samo označiti točne odgovore. Ova vrsta potvrde je prikladnija za trgovine sa više prodavača, koji nisu uvijek iskusni. Morajući ispuniti sve naštampane prostore, sa već naznačenim svim elementima okvira, gotovo je nemoguće nešto zaboraviti. Osim toga, ako posao u radnji obavlja različita osoba od one koja je preuzela narudžbu u trgovini, ovaj je sistem prikladniji jer postoji manje mogućnosti da dođe do nesuglasica.

Postupak naružbe
Potvrda se ispunjava u dva ili tri primjerka, ovisno o organizaciji uokvirivača. Kupcu treba izdati original, ali netko radije izdaje kopiju, a original zadrži za sebe budući da su podaci čitkiji. Jedna kopija se privremeno odlaže sa slikama. Slijedeće faze postupka obrađivanja mogu varirati s obzirom na vrstu organizacije uokvirivača. Jedan postupak kojeg preporučamo, budući da smo ga godinama koristili, je slijedeći:
Slike koje treba uokviriti odlažu se u određenim pretincima ili ladicama, koji su prethodno numerirani ili šifrirani. I okviri koji se postepeno režu i spajaju, u čekanju da se kompletiraju, odlažu se u istim ili drugim određenim pretincima. Na potvrdi označiti oznaku pretinca i zatim odložiti u određenom panou za potvrde slijedeći redosljed predviđenog roka isporuke. Pano tako omogućava postojanje jednog umetka za svaki pojedini dan u tjednu: prvi odjeljak sadrži sve potvrde koje se moraju isporučiti u ponedjeljak; drugi odjeljak sadrži sve potvrde koje se moraju isporučiti u utorak i tako redom. Međutim, ovim sistemom mora postojati pretpostavka da u normalnim uvjetima rok isporuke ne prelazi tjedan dana. Pano koji sadrži potvrde izrađen je tako da ostane vidljivo ime kupca za jednostavniju potragu. Kako se približava dan isporuke tako malo pomalo treba proslijediti s izradom okvira. Pano na taj način služi i za panoramski pregled obima isporuka za naredne dane i za bolje programiranje posla. Kad se okviri, koji se odnose na jednu određenu potvrdu, kompletiraju, odlažu se u pretinac za gotove radove. Mogao bi biti i isti gdje su se odložili za vrijeme izrađivanja; ovisi o organizaciji posla uokvirivača. Kad se radovi završe potvrde se premještaju u drugi pano, odnosno u onaj gdje se nalaze potvrde s gotovim okvirima spremnih za isporuku. U ovom panou potvrde se slažu po abecednom redu kupca. Kad kupac dođe podignuti gotove radove, predaje nam svoju potvrdu i s potvrdom u ruci tražimo našu kopiju u panou gotovih radova. Na našoj kopiji potvrde pročitat ćemo oznaku pretinca gdje su okviri odloženi i preuzimamo ih.